Los eventos en Grupo se basan en que haya un organizador con más de un invitado. Estos eventos son perfecto para clases, formaciones, webinars, etc.

Para crear y configurar el evento, tenemos que seguir diferentes pasos.

Configuración general del evento

Aquí estableceremos:

• Nombre del evento: será el nombre que verán los usuarios. En nuestro caso, utilizamos nombres como «Consultoría PRO» o «Reunión Rápida».
• Ubicación: Calendly nos permite especificar el lugar donde se realizará la reunión. Puede ser en persona, llamada telefónica, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex, GoTo Meeting, una ubicación personalizada o, incluso, permitir que el invitado lo escoja.
• Descripción / Instrucciones: las instrucciones permiten dar más contexto a dicho evento. Por ejemplo, en nuestro caso ponemos el siguiente mensaje: «En este evento del calendario, podrás ver el Zoom donde haremos la reunión».
• Enlace del evento: será la url especial para el evento. Si te fijas, la base de la url es la que hemos configurado en los ajustes de Calendly: «calendly.com/tuUrlBase/reuniones-rapidas».
• Límite de invitados en una franja horaria: cuánta gente se puede apuntar «en cada reunión».
• Color del evento: te permite poder identificar los tipos de evento de forma rápida.

Configurar horario

Intervalo de Fechas

Lo primero es establecer en qué días como tal se puede realizar la reserva:

• X días naturales a futuro
• Dentro de un intervalo, con su inicio y fin
• En cualquier momento

Lo ideal es no permitir mucho tiempo en el futuro, para evitar que alguien reserve para el año que viene.

Duración

Esta será la duración del evento. Si estás organizando una reunión de una hora, aquí estableceríamos 60 minutos.

Podemos utilizar una duración preestablecida, o crear una personalizada.

Disponibilidad

En una clase anterior vimos cómo configurar la Disponibilidad. En esta sección podemos utilizar un horario existente o configurar un horario personalizado.

Márgenes de Tiempo

Como siempre recomendamos, es importante dejar un margen entre los diferentes eventos que tenemos en el calendario. No podemos pretender terminar una reunión a las 11:00 y comenzar la siguiente reunión a las 11:00.

Esta configuración hará que no se pueda concertar una reunión que no pueda mantener dicho margen. Esto es, si hemos puesto que la reunión dura 1 hora, no permitirá reservar una reunión de 1 hora que no mantenga los márgenes que le indiquemos.

Preguntas para los invitados

Calendly pregunta el nombre y el email, pero podemos añadir más preguntas personalizadas para cuando alguien vaya a realizar la reserva.

Flujos de Trabajo

Son automatizaciones que podemos crear para esta reunión. En una próxima clase veremos este apartado con más detalle.

Notificaciones y Política de Cancelaciones

En una próxima clase veremos este apartado con más detalle.

Página de Confirmación

Una vez que el usuario ha realizado la reserva, tenemos diferentes opciones de confirmación:

• Mostrar la página de confirmación de Calendly: esta es la página genérica de confirmación.
• Redirigir a otra url: esta es ideal si tenemos una página preparada en nuestra página web.

También podemos permitir que añada un botón para que pueda realizar más reservas.

Pagos

En una próxima clase veremos este apartado con más detalle.

Página del evento

Una vez configurado todo, tendremos una página donde poder ver el evento y compartirlo con quien queramos.