En esta clase, vamos a automatizar las oportunidades dentro de ClickUp para nuestro CRM.

Automatización al crear una tarea:

• Cuando se crea una nueva tarea (oportunidad), se aplicará automáticamente una plantilla específica. Esta plantilla, llamada "Curso de Oportunidad", estructura la tarea con las subtareas necesarias.
• Se puede filtrar desde dónde se crea la tarea (por ejemplo, formulario o automatización), pero en este caso, se aplicará a todas las nuevas oportunidades.

Automatización basada en el cambio de estado:

• Estado "Cualificado": Al cambiar el estado a "Cualificado", el campo personalizado de "Probabilidad" se establece en 0.
• Estado "Contactado": Al cambiar el estado a "Contactado", la probabilidad se actualiza a 20.
• Estado "Reunión Programada": Al cambiar el estado a "Reunión Programada", la probabilidad se actualiza a 40.
• Estado "Reunión Realizada": Al cambiar el estado a "Reunión Realizada", la probabilidad se actualiza a 60.
• Estado "Propuesta Enviada": Al cambiar el estado a "Propuesta Enviada", la probabilidad se actualiza a 80.
• Estado "Cerrada Perdida": Al cambiar el estado a "Cerrada Perdida", la probabilidad se establece en 0.
• Estado "Cerrada Ganada": Al cambiar el estado a "Cerrada Ganada", la probabilidad se establece en 100.

Importancia de la Probabilidad:

• El campo de "Probabilidad" es crucial para el seguimiento de ventas, ya que permite estimar las posibilidades de cierre y generar estadísticas.
• A medida que una oportunidad avanza en el funnel de ventas, la probabilidad de éxito aumenta.

Ejemplo Práctico:

1. Se crea una nueva oportunidad desde un formulario, asignándole un nombre, estado inicial ("Cualificado") e importe.
2. La automatización aplica la plantilla, creando las subtareas necesarias.
3. Se asignan fechas a las subtareas para el seguimiento.
4. Se actualizan los campos adicionales (servicio, fuente, etc.).
5. Se cambia el estado de la oportunidad, lo que activa las automatizaciones y actualiza la probabilidad.

Consideraciones:

• ClickUp no ofrece una función "IF" en las automatizaciones, lo que limita la complejidad de las reglas.
• Las automatizaciones de ClickUp pueden tener un ligero retraso en la ejecución.
• En herramientas de ventas dedicadas, se suele mostrar el importe ponderado (teniendo en cuenta la probabilidad) para cada etapa del funnel. En ClickUp, se puede calcular manualmente sumando los importes de las oportunidades en cada estado.